Dział: Podatki
Regułą w przypadku samochodów osobowych w firmie będzie 50% odliczenia VAT od zakupu samochodu i związanych z nim wydatków eksploatacyjnych (od 1 kwietnia 2014) oraz od paliwa (od 1 lipca 2015). Jednak w przypadku gdy taki samochód jest wykorzystywany tylko i wyłączenie do celów firmowych, będzie można odliczyć 100% podatku VAT po spełnieniu kilku bardzo rygorystycznych warunków.
W większości przypadku należy spełnić następujące warunki:
1. Należy złożyć do odpowiedniego urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 informację o wykorzystywaniu pojazdu tylko i wyłączenie do użytku firmowego. Taka informacja musi być złożona w terminie 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z samochodem, od którego chcemy odliczyć 100% podatku VAT. Termin ten dotyczy też wydatku poniesionego na zakup pojazdu.
2. Należy sporządzić najlepiej na piśmie (dla późniejszych celów dowodowych) regulamin ustalający zasady użytkowania takiego samochodu w firmie. Zasady te muszą w sposób definitywny wykluczyć jakąkolwiek możliwość użycia takiego pojazdu dla celów prywatnych. Przy czym np. dojazd takim samochodem do pracy również jest traktowany jako użytek prywatny.
3. Należy od dnia rozpoczęcia używania takiego samochodu tylko do działalności gospodarczej systematycznie i szczegółowo prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Ewidencja taka musi zawierać zgodnie z art.86a p.7 m.in.:
a) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
b) zień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
c) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
d) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania pojazdu, obejmujący:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
potwierdzony przed podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
e) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
W praktyce organ skarbowy może podważyć prowadzoną ewidencję np. z powodu zbyt ogólnego opisania celów poszczególnych przejazdów firmowych oraz stwierdzić, że sporządzony regulamin wykorzystania pojazdu nie wyklucza użytku prywatnego. To na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że pojazd jest używany tylko i wyłącznie do prowadzonej działalności.
Podatnik może zostać obarczony szerokim zakresem sankcji karnoskarbowych za nawet jednokrotne prywatne użycie pojazdu zgłoszonego tylko i wyłącznie do użytku firmowego lub w przypadku podważenia ewidencji lub regulaminu przez organ skarbowy. Powodem nałożenia kary może być nie tylko samo użycie samochodu do celów prywatnych, ale już nawet sama potencjalna możliwość takiego użycia pojazdu. Nałożona sankcja karnoskarbowa może wynosić nawet do 720 stawek dziennych czyli do ponad 16 mln złotych.
